PATVIRTINTA
UAB „Bufina Advisory“ direktorės įsakymu Nr. BUF-V24-01
2024-06-01
UAB „Bufina Advisory“ direktorės įsakymu Nr. BUF-V24-01
2024-06-01
ASMENS DUOMENŲ SĄRAŠAS,
KURIUOS BENDROVĖ TVARKO IR SAUGO
Atnaujinta: 2026-06-15 | Kaunas
1. Bendrosios nuostatos
Bendrovė UAB „Bufina Advisory“, vykdydama apskaitos, konsultavimo, administravimo ir kitą su veikla susijusią veiklą, sudaro sutartis su darbuotojais, klientais, tiekėjais ir kitais trečiaisiais asmenimis, taip pat gauna, tvarko ir saugo dokumentus, kuriuose gali būti asmens duomenų.
Šiame dokumente pateikiamas bendrovės tvarkomų ir saugomų asmens duomenų sąrašas, nurodomi duomenų rinkimo ir saugojimo tikslai, teisiniai pagrindai pagal Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą ir orientaciniai saugojimo terminai.
Asmens duomenys tvarkomi tik tiek, kiek būtina konkrečiam tikslui pasiekti, laikantis teisėtumo, sąžiningumo, skaidrumo, duomenų kiekio mažinimo, tikslumo, saugojimo trukmės apribojimo, vientisumo ir konfidencialumo principų.
2. Bendrovės renkama, tvarkoma ir saugoma informacija apie tiekėjus
| Duomenų subjektų / dokumentų kategorija | Tvarkomi ir saugomi duomenys | Tikslas | Teisinis pagrindas | Saugojimo terminas / pastabos |
|---|---|---|---|---|
| Tiekėjai – juridinių asmenų atstovai ir kontaktiniai asmenys | Vardas, pavardė, pareigos, atstovaujama įmonė, telefono numeris, el. pašto adresas, parašas, susirašinėjimo turinys. | Sutarčių sudarymas ir vykdymas, prekių ar paslaugų įsigijimas, komunikacija, tiekėjų administravimas. | BDAR 6 str. 1 d. b p. – sutarties vykdymas; BDAR 6 str. 1 d. c p. – teisinė prievolė; BDAR 6 str. 1 d. f p. – teisėtas interesas administruoti veiklą. | Sutarties galiojimo laikotarpiu ir teisės aktuose nustatytą apskaitos / dokumentų saugojimo terminą. Ginčo atveju – iki reikalavimų galutinio išsprendimo. |
| Tiekėjai – fiziniai asmenys arba individualią veiklą vykdantys asmenys | Vardas, pavardė, asmens kodas arba individualios veiklos / verslo liudijimo duomenys, adresas, kontaktai, banko sąskaitos numeris, mokėjimų informacija, sąskaitų / aktų duomenys. | Sutarčių sudarymas ir vykdymas, atsiskaitymai, apskaita, mokesčių prievolių vykdymas. | BDAR 6 str. 1 d. b p.; BDAR 6 str. 1 d. c p.; BDAR 6 str. 1 d. f p. | Teisės aktuose nustatytą apskaitos dokumentų saugojimo terminą; jei sutartis nebuvo sudaryta – ne ilgiau, negu būtina derybų ir teisėtų interesų gynimo tikslams. |
| Tiekėjų dokumentų kopijos | Sutartys, sąskaitos faktūros, priėmimo-perdavimo aktai, užsakymai, pasiūlymai, mokėjimo dokumentai, įgaliojimai, kiti su tiekimu susiję dokumentai. | Sandorio įrodymas, apskaita, mokesčių administravimas, teisinių reikalavimų pareiškimas arba gynimas. | BDAR 6 str. 1 d. c p.; BDAR 6 str. 1 d. f p. | Pagal teisės aktuose nustatytus dokumentų saugojimo terminus ir bendrovės dokumentacijos planą. |
3. Bendrovės renkama, tvarkoma ir saugoma informacija apie klientus ir jų darbuotojus
| Duomenų subjektų / dokumentų kategorija | Tvarkomi ir saugomi duomenys | Tikslas | Teisinis pagrindas | Saugojimo terminas / pastabos |
|---|---|---|---|---|
| Klientai – juridinių asmenų vadovai, atstovai, akcininkai / nariai ir kontaktiniai asmenys | Vardas, pavardė, pareigos, atstovaujama įmonė, kontaktiniai duomenys, parašas, įgaliojimų / atstovavimo informacija, susirašinėjimas. | Paslaugų pasiūlymų rengimas, sutarčių sudarymas ir vykdymas, kliento identifikavimas, komunikacija, paslaugų administravimas. | BDAR 6 str. 1 d. b p.; BDAR 6 str. 1 d. c p.; BDAR 6 str. 1 d. f p. | Sutarties galiojimo laikotarpiu ir teisės aktuose nustatytą dokumentų saugojimo terminą. Potencialių klientų duomenys – tiek, kiek būtina pasiūlymui ir teisėtiems interesams administruoti. |
| Klientai – fiziniai asmenys arba individualią veiklą vykdantys asmenys | Vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, kontaktai, veiklos duomenys, banko sąskaita, mokėjimų informacija, sutartys, sąskaitos, aktai, konsultacijų ir komunikacijos informacija. | Paslaugų teikimas, sutarčių vykdymas, apskaita, mokesčių prievolių vykdymas, reikalavimų gynimas. | BDAR 6 str. 1 d. b p.; BDAR 6 str. 1 d. c p.; BDAR 6 str. 1 d. f p. | Pagal sutarties ir teisės aktų reikalavimus; apskaitos ir mokesčių dokumentai saugomi teisės aktuose nustatytą terminą. |
| Klientų darbuotojai, vadovai, akcininkai, tiekėjai ir kiti asmenys, kurių duomenys perduodami apskaitos / darbo užmokesčio / konsultavimo paslaugoms teikti | Vardas, pavardė, asmens kodas, pareigos, darbo sutarties duomenys, darbo laiko, atostogų, komandiruočių, atlygio, priedų, išskaitų, banko sąskaitos, mokesčių, socialinio draudimo ir kiti kliento pateikti dokumentų duomenys. | Apskaitos, darbo užmokesčio, mokesčių, deklaravimo, finansinių ataskaitų, konsultavimo ir susijusių paslaugų teikimas klientui. | Kai bendrovė veikia kaip duomenų tvarkytoja – kliento nurodymai ir duomenų tvarkymo sutartis. Kai veikia kaip valdytoja – BDAR 6 str. 1 d. b, c ir f p. | Pagal su klientu sudarytą sutartį, kliento nurodymus ir teisės aktų nustatytus apskaitos / personalo dokumentų saugojimo terminus. |
| Klientų dokumentų kopijos | Sutartys, įgaliojimai, akcininkų / narių sprendimai, sąskaitos, aktai, deklaracijos, apskaitos registrai, darbuotojų dokumentai, anketos, kiti klientų pateikti dokumentai. | Paslaugų teikimas, dokumentų parengimas, teisinių ir mokestinių prievolių vykdymas, audito / kontrolės atsekamumas. | BDAR 6 str. 1 d. b, c ir f p.; kai taikoma – kliento nurodymai kaip duomenų valdytojo. | Pagal sutartį, kliento nurodymus, dokumentacijos planą ir teisės aktuose nustatytus terminus. |
4. Bendrovės renkama, tvarkoma ir saugoma informacija apie darbuotojus ir kandidatus
| Duomenų subjektų / dokumentų kategorija | Tvarkomi ir saugomi duomenys | Tikslas | Teisinis pagrindas | Saugojimo terminas / pastabos |
|---|---|---|---|---|
| Kandidatai į darbo vietas | Vardas, pavardė, kontaktiniai duomenys, CV, motyvacinis laiškas, darbo patirtis, išsilavinimas, kvalifikacija, pokalbio informacija, kandidato pateikta papildoma informacija. | Atrankos organizavimas, kandidato tinkamumo vertinimas, komunikacija dėl darbo pasiūlymo. | BDAR 6 str. 1 d. a p. – sutikimas, kai saugoma būsimoms atrankoms; BDAR 6 str. 1 d. b p. – veiksmai iki sutarties sudarymo; BDAR 6 str. 1 d. f p. – teisėtas interesas organizuoti atranką. | Atrankos laikotarpiu. Būsimoms atrankoms – tik turint kandidato sutikimą arba kitą teisėtą pagrindą, nustatytą terminą. |
| Darbuotojo įdarbinimo dokumentai | Vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, adresas, kontaktai, asmens tapatybės dokumento duomenys, banko sąskaita, darbo sutartis, pareigos, darbo laikas, kvalifikacija, išsilavinimas, darbo stažas, prašymai, įsakymai, parašai. | Darbo sutarties sudarymas ir vykdymas, personalo administravimas, teisės aktų reikalavimų vykdymas. | BDAR 6 str. 1 d. b p.; BDAR 6 str. 1 d. c p.; BDAR 6 str. 1 d. f p. | Darbo santykių laikotarpiu ir po jų pabaigos teisės aktuose nustatytą personalo dokumentų saugojimo terminą. |
| Darbo užmokesčio, mokesčių ir socialinio draudimo duomenys | Darbo užmokestis, priedai, premijos, išskaitos, nedarbingumo, atostogų, komandiruočių duomenys, banko sąskaita, mokesčių ir socialinio draudimo informacija, deklaracijos, mokėjimų duomenys. | Darbo užmokesčio apskaičiavimas ir išmokėjimas, mokesčių ir socialinio draudimo prievolių vykdymas, apskaita. | BDAR 6 str. 1 d. b p.; BDAR 6 str. 1 d. c p.; BDAR 6 str. 1 d. f p. | Teisės aktuose nustatytą apskaitos ir darbo užmokesčio dokumentų saugojimo terminą. |
| Darbuotojų sveikatos ir darbų saugos dokumentai | Medicininės knygelės / sveikatos patikrinimo faktas, išvada dėl tinkamumo dirbti, galiojimo data, darbų saugos mokymų ir instruktavimų duomenys, nelaimingų atsitikimų dokumentai, kai taikoma. | Darbuotojų saugos ir sveikatos reikalavimų vykdymas, tinkamumo dirbti patvirtinimas, teisinių prievolių įgyvendinimas. | BDAR 6 str. 1 d. c p.; specialių kategorijų duomenims – BDAR 9 str. 2 d. b p. arba kitas taikytinas teisės aktuose numatytas pagrindas. | Teisės aktuose nustatytą darbuotojų saugos ir sveikatos dokumentų saugojimo terminą. Tvarkoma tik būtina informacija, neperteklinė medicininė informacija nekaupiama. |
| Darbuotojų dokumentų kopijos | Asmens dokumento kopija, diplomo / kvalifikacijos dokumentų kopijos, CV, prašymai, sutikimai, darbo sutartis, jos pakeitimai, įsakymai, darbuotojo kortelė ir kiti darbo santykiams būtini dokumentai. | Darbo santykių administravimas, kvalifikacijos patvirtinimas, teisinių prievolių vykdymas, reikalavimų gynimas. | BDAR 6 str. 1 d. b p.; BDAR 6 str. 1 d. c p.; BDAR 6 str. 1 d. f p. Dokumentų kopijos daromos tik kai tai būtina ir pagrįsta. | Kartu su darbuotojo byla arba pagal atskiroms dokumentų rūšims taikomus saugojimo terminus. |
5. Kiti bendrovės tvarkomi asmens duomenys
| Duomenų subjektų / dokumentų kategorija | Tvarkomi ir saugomi duomenys | Tikslas | Teisinis pagrindas | Saugojimo terminas / pastabos |
|---|---|---|---|---|
| Interneto svetainės lankytojai | IP adresas, slapukų identifikatoriai, naršymo informacija, sutikimo dėl slapukų duomenys, techniniai įrenginio ir naršyklės duomenys, kai tokie duomenys renkami. | Svetainės veikimo užtikrinimas, analitika, slapukų sutikimų administravimas, rinkodara, kai lankytojas sutinka. | BDAR 6 str. 1 d. a p. – sutikimas nebūtiniems slapukams; BDAR 6 str. 1 d. f p. – būtiniems techniniams veikimo tikslams, kai taikoma. | Pagal slapukų politikoje nurodytus terminus arba iki sutikimo atšaukimo. |
| Užklausas pateikę asmenys | Vardas, pavardė, el. paštas, telefono numeris, užklausos turinys, susirašinėjimas, pateikti dokumentai ar kita informacija. | Atsakymas į užklausą, pasiūlymo parengimas, komunikacijos istorijos administravimas. | BDAR 6 str. 1 d. b p.; BDAR 6 str. 1 d. f p.; prireikus – BDAR 6 str. 1 d. c p. | Tiek, kiek būtina užklausai išnagrinėti ir teisėtiems interesams apsaugoti; jeigu sudaroma sutartis – pagal sutarties dokumentų saugojimo terminus. |
| Tiesioginės rinkodaros gavėjai | Vardas, pavardė, el. pašto adresas, telefono numeris, komunikacijos pasirinkimai, sutikimo ar atsisakymo informacija. | Naujienų, pasiūlymų ir kitos informacijos siuntimas, sutikimų ir atsisakymų administravimas. | BDAR 6 str. 1 d. a p. – sutikimas; kai leidžia teisės aktai – BDAR 6 str. 1 d. f p. teisėtas interesas. | Iki sutikimo atšaukimo arba atsisakymo, taip pat tiek, kiek būtina atsisakymo faktui įrodyti. |
6. Dokumentų kopijų darymo ir saugojimo kontrolė
Dokumentų kopijos daromos ir saugomos tik tada, kai tai būtina sutarčiai vykdyti, teisės aktų reikalavimams įgyvendinti, kvalifikacijai ar atstovavimui patvirtinti arba bendrovės teisėtiems interesams apsaugoti.
Kai dokumento kopija nėra būtina, bendrovė siekia fiksuoti tik reikalingus duomenis, nepalikdama perteklinės dokumento kopijos. Dokumentų kopijos, kurios nebereikalingos, sunaikinamos taip, kad nebūtų galima atkurti jų turinio.
Prieiga prie dokumentų ir elektroninių rinkmenų suteikiama tik tiems darbuotojams ar paslaugų teikėjams, kuriems tokia prieiga būtina darbo funkcijoms ar sutartiniams įsipareigojimams vykdyti.
7. Peržiūra ir atnaujinimas
Šis sąrašas peržiūrimas ne rečiau kaip kartą per metus arba anksčiau, jeigu pasikeičia bendrovės veikla, tvarkomų duomenų apimtis, naudojamos informacinės sistemos, paslaugų pobūdis ar taikomi teisės aktų reikalavimai.
Už šio sąrašo peržiūrą, atnaujinimą ir praktinį taikymą atsakingas bendrovės vadovas arba jo paskirtas atsakingas asmuo.
DirektorėKristina Šatinskienė